Aufbewahrungsfristen im Handels- und Steuerrecht
Für alle, die zur Buchführung verpflichtet sind oder dies freiwillig tun, legt die Abgabenverordnung (AO), ein Gesetz des Steuerrechts, Aufbewahrungsfristen für steuerrelevante Unterlagen fest. Diese Fristen betreffen auch nicht im Handelsregister eingetragene Betriebe der Land- und Forstwirtschaft ohne Rücksicht auf den Umsatz sowie Freiberufler und Gewerbetreibende. Für Kaufleute gibt das Handelsgesetzbuch (HGB) ähnliche Vorgaben.
In großen Teilen sind die Vorschriften von AO und HGB deckungsgleich: So gilt sowohl nach Paragraph 147 der Abgabenverordnung als auch nach Paragraph 257 des Handelsgesetzbuches die Verpflichtung, die Buchführung, alle Aufzeichnungen über die Vermögensgegenstände und Schulden (so genannte Inventare), Jahresabschlüsse und Lageberichte, die Eröffnungsbilanz und dazugehörige Arbeitsanweisungen zehn Jahre lang aufzuheben. Dies trifft auch auf Buchungsbelege und bestimmte Zollunterlagen zu. Geschäfts- und Handelskorrespondenz sowie sonstige steuerlich relevante Unterlagen dagegen sind nur sechs Jahre lang aufzubewahren.
Die sonstigen für die Besteuerung wichtigen Unterlagen umfassen alles, was für die Besteuerung von Bedeutung sein kann, beispielsweise Lohnsteuerunterlagen.
Die laut Steuerrecht geltenden Fristen können sich übrigens verlängern. Daher dürfen Unterlagen, die für eine gerade begonnene Außenprüfung oder zur Begründung für einen Antrag des Betriebs notwendig sind, nicht vernichtet werden - selbst wenn ihre Aufbewahrungsfrist schon abgelaufen ist! Wer diese Fristen nicht einhält und dadurch eine Kontrolle des Firmenvermögens erschwert, muss unter Umständen mit einer Geldstrafe oder sogar mit einer Freiheitsstrafe rechnen (§ 283 Strafgesetzbuch). Es ist oft schwierig, den Überblick über alle geltenden Zeiträume zu bewahren: Die meisten Industrie- und Handelskammern bieten eine Übersicht der Aufbewahrungsfristen an.
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