Tschüs Papier!

Vorteile für Unternehmen durch elektronische Akten

Die elektronische Akte ist schon seit geraumer Zeit eines der Top Themen im Bereich Enterprise-Content-Management (ECM).

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Die moderne Bürokommunikation ist im Umbruch

© Martin Moritz / pixelio.de

Insbesondere Banken und Versicherungen aber auch Behörden, etwa die Bundesagentur für Arbeit, bedienen sich der elektronischen Aktennutzung um effizienter und zukunftsorientiert zu arbeiten. Zudem erkennen immer mehr mittelständische Unternehmen die Vorteile der elektronischen Aktennutzung und setzen auf entsprechende Lösungen. Welche Vorteile hat die elektronische Akte gegenüber den Papiervarianten?

Klärung: Was ist eine elektronische Akte?

Eine elektronische Akte ist im Prinzip nichts anderes als eine Akte in digitalem Format. Genau wie bei einer klassischen Akte soll dem Anwender bei der Betrachtung eine ganzheitliche, Vorgangs-bezogene Sicht auf alle relevanten Inhalte ermöglicht werden. Unterschiedliche Informationsobjekte sollen übersichtlich und strukturiert dargestellt werden und es so ermöglichen, sich schnell und einfach innerhalb der jeweiligen Akte zu orientieren. Aktendeckblätter, Laschen und Register finden sich bei elektronischen Akten genauso wie bei ihren physischen Pendants.

Mehr Zeit und mehr Platz

Unternehmen die sich elektronischer Aktennutzung bedienen, ermöglichen eine
- schnellere,
- ortsunabhängige
- und vor allem auch von mehreren Personen gleichzeitig mögliche Nutzung der jeweiligen Unterlagen.

Das bedeutet für die Unternehmen vor allem Zeitersparnis, Transparenz und einen parallelen Zugriff durch unterschiedliche Mitarbeiter an unterschiedlichen Unternehmensstandorten. In einer Geschäftswelt, in der die meisten Prozesse digitalisiert sind, ist es verwunderlich, dass der Einsatz von elektronischen Akten noch nicht flächendeckend betrieben wird.

Zusätzlich zu dem schnellen und ortsunabhängigen Zugriff auf die Unterlagen lässt sich mit der Nutzung elektronischer Akten auch Platz sparen. Je nach Unternehmensgröße nehmen die Aktenarchive ganze Räume in Anspruch. Gerade beim Platzbedarf ist der Einsatz von elektronischen Akten zukunftsorientiert. Softwarelösungen für E-Akten werden unter anderem von Unternehmen wie SER  http://www.ser.de/produkte-loesungen/elektronische-akte.html angeboten. Diese vereinfachen Umstellung und Handhabung erheblich.

E-Akten sind sicher

In der öffentlichen Wahrnehmung werden elektronische Dokumente noch immer mit einer gewissen Skepsis betrachtet. Viele befürchten sicherheitsrelevante Auswirkungen durch einen zunehmenden Gebrauch von digitalen Dokumenten. Manipulation der Daten durch Hackerangriffe und staatliche Überwachung sind Aspekte die dabei immer wieder in den Vordergrund rücken. Experten halten die elektronische Akte jedoch keineswegs für unsicherer als Akten in Papierform und betonen dass etwa Arbeitszeugnisse auf dem Papier leichter zu fälschen seien als entsprechende Dokumente in digitaler Form. Mit entsprechender Sicherheitstechnik ausgestattet kann auch kein Totalverlust der Akten drohen, wie er zum Beispiel im Falle eines Brandes oder Wasserschadens in einem physischen Aktenarchiv durchaus eintreten kann.

Was ist bei der Umstellung zu beachten?

Wenn sich ein Unternehmen dazu entschließt von Papier auf digitale Akten umzusteigen, sollten einige Dinge beachtet werden um diesen Umstieg so reibungslos wie möglich zu gestalten. Besonders wichtig ist eine frühzeitige, sorgfältige Vorbereitung in der man den Organisationsprozess strukturiert. Schlagwörter, Kategorien und Strukturbäume müssen sinnvoll angelegt werden um eine einfache Orientierung innerhalb der Akten zu ermöglichen.

Um Probleme bei der Umstellung zu vermeiden, ist es zudem ratsam alle Anwender frühzeitig mit in den Umstellungsprozess zu integrieren. Die IT Abteilung, der Betriebsrat und die Personalbetreuung gehören ebenso dazu, wie etwaige Datenschutzbeauftragte des Unternehmens.

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